Преподаватель института экономики, менеджмента и агротехнологий Хакасского госуниверситета Алёна Печенкина поделилась со студентами мыслями-советами по написанию писем преподавателям. Обратите внимание, что советы эти «вредные», а комментарии к ним – правильные. Читайте и делайте выводы.

1. Отправляйте письма после полуночи. В крайнем случае в 23:50 – день же ещё не закончился и вы успели вовремя сдать курсовую. Что-то вроде из категории «трудился весь день, даже встать было некогда!».

Говорят, что в лучших домах Москвы, Санкт-Петербурга и Абакана беспокоить людей после 18 часов телефонным звонком, сообщением, письмом является дурным тоном. Если вы работаете по ночам, это не значит, что другие тоже. Поэтому если пишете письмо ночью, то воспользуйтесь функцией отложенной отправки – просто устанавливаете удобное время, когда собеседник должен получить ваше письмо.

Также, некоторые преподаватели считают, переписку в нерабочее (личное) время, включая выходные, неприемлемой, и не стоит баловать нерадивых студентов, не умеющих организовать своё рабочее время. Кроме того, ваше письмо может просто затеряться среди других.

2. Не пишите в письме тему. Преподаватель сразу догадается, о чём идёт речь в каждом из 50-120 ежедневно поступающих сообщений. В крайнем случае, перечитает несколько раз. И сопровождающий текст тоже не требуется.  Просто вложи файл.

Напишите тему письма. Тема – как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Формулировка темы должна быть информативной. Называйте понятно файлы и документы.

3. Не подписывайтесь. Вы, и так, устали, а преподаватель на то он и преподаватель, чтобы знать наизусть все электронные почты, телефоны всех студентов и определять группу, в том числе и имя студента по аватарке!

Подписывайте письма. Добавьте конкретики: «Курсовая студента института ИИИ Иванова ИИ. Группа ЯЯЯ 999».Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу.

4. Главное больше текста. Чтобы сразу стало понятно, что вы человек думающий, творческий, креативный, а, возможно, и гениальный.

Рабочее письмо – короткий жанр. Представьте, сколько времени придётся потратить преподавателю, чтобы добраться до сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Цените своё и чужое время – переходите сразу к главному.

5. Ненужные слова. Ну, кому это надо, формулировочки в письме, типа «уважаемая Мария Ивановна»!

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может негативно отразиться на вашем имидже. Главное – уважайте преподавателя, его мнение и время.

6. Пишем безграмотно и без форматирования. Ну, не знаю… вы же заняты, а у преподавателя высшее образование – он как-нибудь поймёт, что имелось ввиду, как расшифровать ваше сокращение, где заканчиваются ваши предложения. Может он оценит и ваши «каляки-маляки», тем более что вы для красоты оформили работу разными цветами.

Форматируйте текст. Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два – после приветствия и перед подписью. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведёт и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит выдержанно и спокойно!

7. Не забудь про смайлики. В знак своего особого расположения не забудь в конце письма преподавателю поставить смайлик!

Смайлики –  атрибут неформального общения, поэтому в деловой переписке их лучше не использовать. Не все люди одинаково понимают смайлики. Например, смайл, где сложены две ладошки, воспринимают одновременно как «спасибо», «пожалуйста» и «хоть бы получилось».

8. Пишите с утра пораньше. Прямо часов с 7:00 и во всех мессенджерах спрашивайте преподавателя, «проверил ли он уже мою курсовую»? Вам же интересно узнать результат…

Не забывайте, что каждое отправленное вами письмо, своего рода визитка, показатель вашей эрудиции, культуры и воспитания.

9. Зачем писать, звони! Это ведь быстрее и сразу можно получить ответ!

Звонок без предупреждения – не очень вежливый поступок, это все равно, что прийти в гости без предварительной договоренности. Вы можете оторвать преподавателя от дел или поставить в неловкое положение, если он не один и ему неудобно разговаривать. Поэтому если вам нужно узнать результат, договориться о встрече, уточнить информацию, попросить что-то, то лучше писать!

P.S. Электронные письма стали основным способом коммуникации в современном бизнесе, именно по тому, как написаны такие письма, в самом ближайшем будущем ваше руководство, коллеги, партнёры будут формировать своё впечатление о вас.